Hoy en día son muchos los procedimientos que requieren de documentación española para realizarse. Por ejemplo, para solicitar becas de estudio, o para solicitar la nacionalidad necesitas conocer cómo y dónde compulsar documentos.

¿Quién puede compulsar documentos? ¿A dónde hay que dirigirse? En este artículo hablaremos sobre cómo compulsar correctamente un documento, a dónde tienes que dirigirte y quién puede ayudarte con ese y otros trámites.

1. ¿Qué es compulsar un documento?

Este término se utiliza para referirnos a sacar una fotocopia de un documento original o acreditado. Para esto se necesita comparar ambos documentos para comprobar que, tanto la copia como el original, son idénticos y sin alteración alguna.

Al momento de determinar que todo coincide, se compulsa la copia mediante un sello que demuestre su validez. De hecho, este trámite es habitual en gestiones administrativas de índole pública, registros, nacionalidades, etc.

2. Tipos de documentos que se pueden compulsar

Por documentos se entiende que son cualquier conjunto de papeles con calidad informativa y administrativa. Sin embargo, es importante saber identificarlos para lograr una buena compulsa.

Por lo tanto, los documentos pueden ser:

• Públicos: estos son emitidos por algún organismo o funcionario público, por ejemplo, notarios, registros, administradores o trabajadores del ámbito judicial. Estos cuentan con fe de testimonio y tienen garantía de veracidad, por lo que su contenido es minuciosamente autenticado.
• Privados: este tipo de documentos lo emiten personas particulares y son válidos si se comprueba su veracidad. Por ende, cuentan con firmas o sellos auténticos que comprueban su valor.
• Extranjeros: por último, estos documentos pueden ser públicos o privados. Por ello, para que tengan validez en España necesitan estar compulsados por el consulado y por el ministerio de AAEE.

Es importante resaltar que estos últimos pueden ser portadores de la apostilla de la haya, la cual es una herramienta internacional para la compulsa de documentos.

3. La validez de un documento compulsado

Los documentos y copias que han sido compulsadas tienen la misma validez que sus originales. Sin embargo, esto no siempre significa que el documento original sea completamente auténtico.

Por ende, aunque la copia sea similar, el original bien puede ser una falsificación o un documento fraudulento.

Las compulsas pueden ser utilizadas en diferentes ámbitos, como el académico, legal, inmobiliario, judicial, etc.

4. ¿Quién puede compulsar documentos?

En general, las personas capacitadas para compulsar documentos son los funcionarios de tu ayuntamiento, un notario o el personal del organismo en dónde tienes que presentar los papeles.

La realidad es que todo depende del tipo de trámite que se requiera gestionar. Esto influirá en cómo y dónde se deberán compulsar los documentos necesarios.

5. ¿Dónde compulsar documentos?

Cómo dijimos anteriormente, esto va a depender del trámite para el cual necesites la copia compulsada. Por lo tanto, hay que referirnos a diferentes organismos que podrán avalar este procedimiento siguiendo los requisitos necesarios.

Trámites referentes a administraciones públicas

Si es necesario presentar ante la administración pública algún documento compulsado, esta deberá realizar la compulsa de este y devolver el original de manera inmediata. Asimismo, sucede con los papeles originales que requieren ser cotejados, los cuáles serán exigidos y tramitados por las oficinas del ente administrativo en concreto.

¿Cómo se realiza?

La persona debe presentar el original y copia del documento en cuestión. Luego, la oficina de registro debe comprobar la identidad del contenido de este para luego devolver el original.

Lo que prosigue es unir la copia certificada a la solicitud para su envío.

Es importante resaltar que el sello de la copia compulsada indicará la fecha en la que se ha realizado e identificación de la persona u órgano que ha emitido la certificación.

Algunos ejemplos de dónde compulsar documentos de un ente público

En el caso de la solicitud de una pensión de viudedad se requiere original del libro de familia. Este se tramita en la Seguridad Social, en dónde el funcionario acreditará una copia dónde certifica su coincidencia con el libro original.

Cuando un ente público u organización administrativa pide un original de cualquier documento, es el mismo registro el que comprueba el original y la copia de este. 

En este caso se abarca la seguridad social, el SEPE, la agencia tributaria, el ayuntamiento, universidad, comunidad autónoma, etc.

Trámites ante una entidad privada

Por otra parte, sucede que quien solicita el documento compulsado es una entidad privada, por ejemplo, una empresa con vacante de trabajo de nuestro interés.

Para este caso, la compulsa la realiza el mismo organismo que emitió el documento original. Dado esto, es el encargado de acreditar y comparar las fotocopias de dicho papel.

Un ejemplo de esto lo vemos cuando una universidad emite un título académico o una certificación de estudios. En tal sentido, es ella misma la que puede compulsar una copia del documento original.

Esta podrá ser entregada a la empresa para avalar nuestros estudios y aptitud para el puesto.

Sin embargo, existe otra opción para gestionar este procedimiento y es entregando a la empresa tanto el original como la copia del documento. De este modo la organización podrá compulsar de forma directa los papeles y verificar que son idénticos.

6. Requisitos de cómo y dónde compulsar un documento

En la mayoría de los casos, la persona solo necesita el original del documento para gestionar este trámite. Sin embargo, son muchas las entidades que solicitan más documentos para llevar a cabo este procedimiento.

Para realizar una compulsar un documento es necesario:

• Contar con una fotocopia de calidad del documento original de interés. Esta se puede llevar directamente al funcionario a compilar o solicitarla en el organismo que hace el trámite.
• Documento de identificación, ya sea el DNI, NIE, pasaporte, etc.
• En algunos casos es necesario el pago de las tasas acordes a la compulsa de documentos.

También es importante destacar que muchos organismos prefieren realizar ellos mismos la fotocopia. De esta manera evitan manipulaciones o fallos en cualquier documento.

7. ¿Qué diferencias existen entre una copia compulsada y una auténtica?

Normalmente muchas personas confunden un documento compulsado con una copia auténtica. Sin embargo, ambos papeles tienen diferencias muy importantes que hay que reconocer:

• La copia auténtica garantiza a plenitud la veracidad del documento original.
• Una copia auténtica tiene el mismo valor que un documento original. Por ende, se puede utilizar como si se tratase de uno.
• Estás se solicitan al organismo que emitió el documento original, siendo una regla obligatoria.
• Desde el año 2016 se puede presentar una copia auténtica como documento público para realizar trámites en otros países pertenecientes a la UE.

8. Código Seguro de Verificación: una alternativa para compulsar documentos

El Código Seguro de Verificación (CSV) es un mecanismo utilizado para acreditar algún documento de manera electrónica. Este consta de un conjunto de números y letras que se colocan en la parte de abajo del documento para indicar el organismo que lo ha emitido.

Es decir, el CSV funciona como una dirección para acceder a la página web del ente u organización que ha gestionado el documento. Un ejemplo de esto es la página del SEPE, la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, entre otras.

 Una vez que se introduce el código en el formulario, es posible confirmar de manera online si el documento que se ha entregado es idéntico al original.

 ¿Cuál es la finalidad del CSV?

El objetivo de este código es facilitar la compulsa de ciertos documentos necesarios para realizar trámites administrativos. De hecho, simplifica el proceso ya que a través de internet se puede acceder a la web oficial del emisor y verificar su autenticidad.

9. ¿La compulsa de documentos es gratis?

En general, la compulsa de documentos se realiza de manera gratuita cuando se presenta el original y copia ante el organismo que va a gestionar tu solicitud.

Por ejemplo, al solicitar un subsidio por desempleo o una pensión bastará con presentar el documento auténtico y la fotocopia ante el SEPE y la seguridad social, correspondientemente.

Asimismo, algunos ayuntamientos compulsan gratuitamente cuando se muestra el original. Incluso, pueden acreditar documentos para otras administraciones, aunque deben enviarse a través de las propias oficinas.

10. Diferentes organismos donde se pueden compulsar documentos

Dependiendo del tipo de trámite que se necesite realizar, existen diferentes vías para lograrlo. Por ello, al momento de compulsar tus documentos debes conocer a qué oficina debes dirigirte.

Compulsa en el ayuntamiento

Gran parte de los ayuntamientos cuentan con funcionarios que compulsan documentos para diferentes trámites. Sin embargo, algunos están colocando restricciones cuando estos no van destinados a gestiones propias o en instituciones.

De hecho, en este caso se toma en cuenta que el organismo no podrá emitir la compulsa. En cambio, deberás realizar el trámite en el organismo que realizó el documento original.

Es muy importante que te informes si el ayuntamiento de tu municipio realiza la compulsa general de documentos.

Compulsa de documentos ante un notario

Todas las notarías españolas tienen la capacidad de compulsar documentos. Estás dan testimonio de que la fotocopia coincide completamente con el original.

Debes tener en consideración que este trámite ante notaría tiene un costo, el cual está regulado por la ley y es el mismo en todo el territorio español.

11. ¿Cómo compulsar documentos en los consulados españoles del extranjero?

Este trámite es similar al que hemos explicado anteriormente, aunque hay que consultar en cada consulado sobre las normas que rigen está gestión.

Sin embargo, el procedimiento común comienza con la identificación del solicitante, la presentación del documento original, el pago de las tasas acordadas y la aprobación de la copia compulsada. Cabe destacar que esto sucede en uno o varios días después de su solicitud.

Este trámite lo puedes realizar en el consulado español en Londres, Bogotá, Bruselas, Buenos Aires, etc.

12. ¿Cómo y dónde compulsar documentos universitarios?

 En el caso del título universitario, tienes tres formas de compulsarlo de manera adecuada.

Ante la secretaría de la universidad

Es posible recibir un documento autenticado de la propia secretaría de la universidad. Esta podrá compulsar una copia del mismo registro académico donde se expidió el título.

Para este trámite hay que pagar las tasas correspondientes al procedimiento.

Ante una notaría

Para compulsar ante un notario es necesario acudir a la notaría con el título original y una copia. Luego se da testimonio de que ambos documentos son iguales y la fotocopia logra ser autenticada.

Este también implica el pago correspondiente de las tasas.

Ante un registro o administración pública

Por otra parte, a través de los organismos del estado y comunidades autónomas se puede compulsar de manera ordinaria. Para esto es necesario enviar una solicitud desde una administración a la otra.

Es decir, se puede compulsar documentos desde una oficina para validar ante otra. Asimismo, se deben presentar originales y fotocopias para el trámite.

13. ¿Dónde y cómo puedo compulsar el DNI?

Uno de los documentos más frecuentes a compulsar es el Documento Nacional de Identidad (DNI). Para llevar a cabo este procedimiento y validar la copia de este debes considerar los siguientes pasos:

• La compulsa debe realizarla el organismo que ha emitido el documento de interés. Por ende, necesitas acudir al órgano encargado de expedir este documento, en este caso es la Policía Nacional.
• Una vez identificado el ente estatal de nuestro interés, deberás acercarte a la comisaría más cercana de tu domicilio para solicitar y realizar el trámite.
• Para compulsar tu DNI es necesario entregar el original y dos copias de él. Estas deben tener el anverso y el reverso del carnet en una sola página.

Al finalizar estos pasos de manera correcta podrás tener tu DNI compulsado de manera inmediata y de forma sencilla.

En resumen, la compulsa es simplemente la certificación de que una copia de un documento coincide con el original.

Por ello, es un proceso importante para presentar documentos acreditados sin necesidad de exponer el original.

14. Más información

• Puede ampliar información consultando la sede o administración concreta para la que requiera realizar el documento compulsado.

15. Otros enlaces de interés