Si estás por iniciar un nuevo emprendimiento y ya tienes el nombre de tu empresa, te conviene informarte sobre las denominaciones sociales.

Puede que no sea un concepto nuevo, pero sin lugar a duda, esto debe tomarse en cuenta a la hora de nombrar un negocio. Asimismo, debe diferenciarse de otros términos que suelen ser parecidos, tal como te explicaremos a continuación.

1. ¿En qué consisten las denominaciones sociales?

También conocida como razón social, se trata del nombre oficial que porta una persona jurídica. Su principal función es servir en asuntos formales, jurídicos y administrativos, sin coincidir con el nombre comercial de la empresa.

1.1. ¿Qué lo diferencia del nombre comercial y la marca?

Si hablamos de marca, nos referimos al signo que permite distinguir los productos o servicios frente a las ofertas de otros competidores.

Ahora bien, el nombre comercial consiste en la denominación que identifica a la empresa ante el tráfico mercantil. De modo que pueda ser identificada, individualizada y distinguida entre las demás empresas que desarrollan actividades idénticas o similares.

En cuanto al nombre comercial, este suele coincidir con la denominación, ya que puede ser elegido, es decir, se adquiere de forma voluntaria. Por lo tanto, una misma persona física o jurídica puede disponer de varios nombres comerciales para identificar sus actividades empresariales. Siempre que estas pertenezcan a distintos sectores del tráfico económico.

Por otra parte, las marcas y nombres comerciales se inscriben en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Mientras que las denominaciones sociales deben inscribirse en el Registro Mercantil Central.

2. ¿Es obligatorio tener denominaciones sociales?

El uso de las denominaciones sociales es obligatorio tal como dicta el marco jurídico. Conjuntamente, la certificación negativa de razón social es el documento que indica que no existe otra sociedad con el mismo nombre. Dicho documento es emitido por el Registro Mercantil Central correspondiente y es de carácter imprescindible de la creación, modificación y extinción.

La obligatoriedad de la denominación social proporciona, además, seguridad jurídica ante el tráfico mercantil. En consecuencia, se reconoce como una de las formas en las que las sociedades mercantiles se convierten en sujetos auténticos. En otras palabras, permite que la empresa obtenga personalidad jurídica con total capacidad para actuar en el ámbito social, mercantil y jurídico.

3. ¿Qué normas debo seguir para adquirir denominaciones sociales?

Antes que nada debes tener en cuenta estas normas básicas para crear la denominación social que deseas, veamos.

3.1. Durante la elección de la denominación social

El nombre que escojas para el negocio puede ser complejo y no debe parecerse a otro que ya esté en uso. No obstante, a la hora de realizar la solicitud podrás escoger hasta cinco nombres diferentes para tu empresa y organizarlos en orden de preferencia.

Ahora bien, cada denominación social se inscribe con el nombre seleccionado en conjunto con la abreviatura que corresponda según el tipo de sociedad. Por ejemplo: S.L. para las sociedades limitadas y S.A. para sociedades anónimas.

3.2. Durante el proceso de inscripción, modificación y duración de la denominación social

Para inscribir la denominación de la sociedad mercantil al crear tu empresa debes acudir al Registro Mercantil Central como indicamos en apartados anteriores.

En cuanto a las modificaciones, estas se realizan cuando el propietario lo considera oportuno. Sin embargo, antes de realizarla tendrás que obtener una nueva certificación negativa.

Asimismo, previo a la inscripción de las modificaciones estarás en obligación de aprobar el cambio con los representantes. También deberás haber efectuado la citada modificación en escritura pública y evidenciarlo en el registro mercantil.

3.3. ¿De cuánto tiempo dispongo para registrar la empresa con el nombre escogido?

Por otro lado, la duración consiste en la reserva de la denominación social. La cual habrá de extenderse por un plazo de seis meses a partir de la emisión de la certificación negativa. Si al transcurrir el período no se ha inscrito, el nombre volverá a estar libre para que cualquier otra empresa haga uso de él.

4. ¿Qué denominaciones sociales no son empleables?

Claramente, existe libertad de elección en lo que respecta a la selección de las denominaciones sociales. No obstante, ninguna denominación podrá ir en contra de la costumbre, la Ley o el orden público. Por ende, se ha creado una serie de estatutos para escoger las denominaciones sociales correctas, estos son:

1. No se podrá escoger una denominación social en uso.
2. No es posible emplear denominaciones oficiales, es decir, los nombres de las Comunidades Autónomas o provincias españolas.
3. Queda negada la posibilidad de inscribir denominaciones sociales que induzcan en confusión.
4. Se prohíbe la inclusión de dominios de internet en las denominaciones, por ejemplo: .com, .net, .es, entre otros.

En algunos casos se han negado denominaciones que integran nombres de personas o términos que no se asocian a la actividad propia de la empresa.

5. ¿Cómo buscar denominaciones sociales?

Actualmente, la empresa TMClick ofrece un servicio gratuito de consulta para encontrar denominaciones sociales adecuadas. Si estás interesado en acceder a él podrás hacerlo clicando en este enlace.

Allí encontrarás el formulario necesario que podrás emplearlo para cualquier forma societaria, exceptuando la SLNE.

Recuerda que esta búsqueda no asegura que el nombre no haya sido utilizado por otra empresa, por tanto, se aconseja usar más de una denominación.

6. Formas de registrar la denominación social de tu empresa

Una vez realices la búsqueda, podrás iniciar el registro a través de cualquiera de los dos sistemas.

6.1. Registro Mercantil Central

Si escoges esta opción deberás enviar la solicitud de registro con las cinco denominaciones que gustes. En caso de que la idea no esté disponible, el registro podrá intentar con las otras opciones que hayas incluido.

Haz clic aquí para acceder a la página del Registro Mercantil Central.

6.2. TMClick

Esta empresa le facilita el registro de dominios de internet y también realizar la solicitud de una marca o nombre comercial. No obstante, al tratarse de una empresa privada deberá responsabilizarse de las tarifas y la calidad del producto final.

7. ¿Qué debe incluir la solicitud del certificado de las denominaciones sociales?

En toda solicitud deberá introducirse la siguiente información:

• Datos del interesado o beneficiario de la certificación — con ello nos referimos al nombre de los fundadores o promotores. En caso de que sea una modificación, deberá ir reflejado el nombre del interesado o beneficiario de la propia sociedad establecida.
• Denominación social —en la solicitud de la certificación negativa se consignarán hasta un máximo de cinco denominaciones organizadas según la preferencia.
• Forma social — es importante indicar la forma social o abreviatura a la que corresponde la futura entidad.

8. ¿Cuál es el plazo de vigencia para la certificación negativa?

Como mencionamos antes, si la denominación solicitada no es registrada en el plazo de seis meses, ésta quedará nuevamente libre. Asimismo, dicho plazo empezará a contar desde la fecha de expedición de la certificación correspondiente.

Por otro lado, la certificación negativa tendrá una vigencia no mayor a tres meses a efectos del otorgamiento de la escritura. Este tiempo también se contará a partir de la fecha de expedición realizada por el Registro Mercantil Central.

De cualquier manera, si ya ha caducado la certificación podrá solicitar la renovación de esta con la misma denominación. No obstante, debe adjuntarse la certificación caducada a la nueva solicitud.

9. ¿Cómo se solicita la certificación negativa de denominación?

Existen tres vías para realizar este trámite y son las que mencionamos a continuación:

1. Acudiendo directamente a las oficinas del Registro Mercantil Central junto al impreso de solicitud.
2. Por correo ordinario remitiendo una solicitud o carta a las oficinas del registro. En respuesta, la entidad le enviará la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud.
3. Por vía telemática completando el formulario existente en la página web del Registro Mercantil Central.

10. ¿Qué son las consultas previas de denominaciones sociales?

También llamadas notas simples de denominaciones, estas poseen un carácter meramente informativo. A su vez, se limitan a expresar si la denominación figura o no registrada en el sistema. El objetivo de estas notas es facilitar la petición de una denominación social.

En realidad, es un nuevo proceso empleado por el registro para iniciar un nuevo servicio de información sobre la Sección de Denominaciones. El cual permite efectuar la correspondiente consulta por internet.

De este modo, la información que se suministra mediante una nota simple de denominaciones contendrá lo siguiente:

• Las sociedades y entidades jurídicas que ya estén inscritas.
• Las sociedades y entidades jurídicas que estén reservadas a la fecha.
• Las citadas anteriormente en las que se incluyan palabras o expresiones genéricas o carentes de virtualidad para diferenciarse.

10.1. ¿Cómo se solicita la nota simple de denominaciones sociales?

Tal como en casos anteriores, esta se puede solicitar directamente en el registro Mercantil junto al impreso de solicitud que corresponda. También podrá ser solicitada por correo ordinario o, a través de internet.

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