Aunque este proceso es relativamente nuevo, la factura electrónica es una obligación para muchas empresas y trabajadores autónomos.

En esta oportunidad te contaremos todo lo que necesitas saber para crear, emitir y firmar tus facturas sin dificultades mediante este método, ¡comencemos!

1. ¿A qué se denomina Factura electrónica (FacturaE)?

En esencia la factura electrónica o facturaE es como cualquier otra factura. No obstante, la única diferencia es que al contrario de una factura tradicional esta se emite y recibe en formato electrónico.

En otras palabras, la facturaE es una factura emitida de forma digital y posee la misma validez que un documento expedido en papel. Por supuesto, ambas deben estar registradas en cualquier soporte informático.

Estas facturas están por lo general en un formato estructurado y legible adaptado para una plataforma específica para ello.

1.1. Información adicional

A efectos legales una factura convencional tiene el mismo valor que una electrónica, sin embargo, la segunda requiere el consentimiento de su destinatario para funcionar.

2. ¿Cuántos tipos de factura electrónica existen?

Actualmente, existen dos tipos de FacturaE, estos son:

• Factura en formato estructurado — es generado de manera automática mediante una serie de sistemas de informática que facilitan la facturación del emisor en cuestión. Asimismo, puede ser tramitada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor automáticamente. Ejemplos de estas facturas son: aquellas en lenguaje XML (como UBL o FACTURAE), EDIFACT, entre otras.
• Facturas en formato no estructurado — Consisten en una imagen que debe introducirse manualmente en un sistema informático; estos los procesos suelen ser más costosos. Ejemplos de estas facturas son aquellas escaneadas en papel o ficheros en PDF.

3. ¿En qué consiste el FACe?

Se trata de un portal online creado por el gobierno central para emitir facturas a la Administración Pública. En sí, puede ser empleado por cualquier autónomo o empresa que esté obligado a facturar a la administración. De este modo, los proveedores disponen de un único punto de presentación de facturas con un formato unificado que favorece la organización.

No obstante, para poder cumplir con una factura FACe debes cumplir los siguientes requisitos:

• Estar inscrito en el lenguaje informático oficial de FacturaE.
• Presentar la firma electrónica correspondiente.
• Indicar el destinatario de dicha factura.

4. ¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica de manera obligatoria?

Por si aún no lo sabes, la ley entró en vigor este año. Desde entonces es de carácter obligatorio para todos los autónomos o empresas que cuentan con facturaciones superiores a 8 millones de euros anuales.

Por otro lado, quienes tienen facturas inferiores a dicha cuantía pueden mantenerse al margen hasta el año 2025 para emitir sus facturas en formato electrónico.

5. ¿Cómo emitir y firmar una factura electrónica?: paso por paso

Primeramente, deberás contar con una herramienta específica que requerirán durante su registro, firma y validación oficial. Ahora bien, para realizar los dos primeros pasos también deberás contar con un software de gestión y facturación como myGESTION. Por medio de este software podrás simplificar cada una de las partes del proceso de la FacturaE.

Finalmente, es necesario validar la factura con una herramienta online oficial para comprobar si el archivo XML de la factura es válido. Dicha comprobación debe realizarse antes de ser ingresada al punto general de entrada de las facturas de la FACe en cuestión. Aunque siempre puedes optar por subirla directamente a la plataforma que se encargará de aceptarla o rechazarla si presenta algún error.

Si aún no te queda claro el proceso, a continuación, te explicaremos el paso a paso para crear, emitir y firmar una FacturaE con myGESTION:

5.1. Registrar la factura

Antes que nada, debes registrar la operación comercial desde el menú principal de ventas; este proceso es similar al de una factura estándar. Para ello debes complementar la factura con información que permita hacerla compatible con el formato electrónico.

5.2. Añadir los centros administrativos

Se requiere a las sedes de las administraciones públicas, es decir, concejalías, ayuntamientos, ministerios, entre otros. En función de la administración o centro al que vaya dirigida la factura esta llevará un rol asociado:

• 01 — (oficina contable).
• 02 — (órgano gestor).
• 03 — (unidad tramitadora).
• 04 — (órgano proponente).

De no especificarse alguno de los roles la factura será rechazada por FACe. No obstante, no tendrás que especificar esto, siempre que la factura electrónica esté dirigida a un particular o empresa relativa al sector privado.

Por otro lado, si deseas añadir los centros administrativos debes dirigirte al botón superior de e-Factura y clicar en “Añadir centros administrados”.

5.3. Firmar la FacturaE

Tras registrar la factura y añadir los centros administrativos, para finalizar el proceso deberás agregar la firma digital. No obstante, para firmar estos documentos debes disponer de un certificado digital de la empresa, de lo contrario no podrás continuar.

Antes de seleccionar la firma también debes introducir la clave de acceso que tengas asociada al certificado digital en cuestión. En caso de que desees realizar alguna modificación antes de subirla al FACe o enviarla a un cliente podrás hacerlo y volver a firmar.

También tienes la opción de firmar varias FacturaE en un solo proceso, lo cual te ayudará a ahorrar tiempo. Para esto sólo deberás escoger el rango o conjunto de facturas que deseas firmar y clicar en la opción masiva.

5.4. Descarga la FacturaE

Para descargar la factura desde myGESTION deberás seleccionar la opción de descarga después de colocar la firma. Igualmente, tendrás la opción de descargar el formato XML, siempre que omitas el paso de la firma digital.

5.5. Verifica y envía la FacturaE

Luego de haber obtenido el archivo XML podrás cargar el archivo en la herramienta de verificación de facturas electrónicas. No obstante, si la factura pertenece al sector privado tienes la oportunidad de adjuntar directamente el XML en un email para enviar a tus clientes.

6. ¿Quiénes deben emitir facturas electrónicas con FacturaE y FACe?

En general, están obligados a generar facturas electrónicas el personal de los siguientes organismos y entidades:

• Universidades públicas, entidades de Derecho Público, organismos constitucionales y aquellas que sean mutuas a la Seguridad Social.
• La Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Administración local como ayuntamientos, diputaciones provinciales, entre otras.

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