Con el fin de preservar el buen comportamiento o el cumplimiento de las normativas de una empresa, se crea el expediente disciplinario. Esta es una herramienta que logra gestionar las relaciones laborales entre el empleado y el empleador. 

De esta forma, es posible garantizar que los empleados no cometan infracciones sin recibir una sanción correspondiente.

Un expediente disciplinario conlleva ciertos procesos y características que deben ser conocidas tanto por la empresa como por el trabajador. Por ello, es importante conocer cada parte de este procedimiento para evitar una ilegalidad de ambas partes. 

Conoce todo lo que necesitas saber sobre la apertura de un expediente disciplinario en este artículo ¡Comencemos!

1. ¿Qué es un expediente disciplinario?

Un expediente disciplinario es una sanción que el trabajador recibe por parte de la empresa cuando este incumple alguna pauta laboral. De esta forma, sirve como canal legal para que la compañía refleje su insatisfacción por el comportamiento de sus empleados.

Debido al carácter de este proceso, se pueden revelar problemas en la relación laboral entre ambas partes, lo que puede conllevar a distintos niveles de gravedad. 

Lo más importante de esta medida es que el empleador puede tomar decisiones sancionadoras de manera inmediata sin necesidad de acudir a tribunales. Aunque sí existe una serie de restricciones que la empresa debe cumplir para garantizar la legalidad del proceso. 

En resumen, las sanciones tienen dos finalidades: por una parte, disuadir las malas conductas de los empleados y, por otra parte, castigar las conductas inapropiadas. 

2. Características de las sanciones en el expediente disciplinario

La mayoría de las sanciones impuestas por una empresa presentan estás características:

• Cualquier incumplimiento contractual implica la imposición de una sanción establecida.
• La magnitud de la falta es la que determina el tipo de sanción que se va a imponer. Por ello, la sanción debe ser proporcional a la falta que se ha cometido, ni más ni menos. 
• Si la conducta expuesta por el trabajador está descrita como no permitida en el contrato o convenio, la sanción ocurre de manera automática.
• La sanción debe ser justificada y probada por el trabajador.
• Las infracciones graves se deben denunciar por escrito. 

3. ¿Qué sanciones no están permitidas?

Aunque una empresa busque sancionar a un empleado, la realidad es que este debe ser acorde a la competencia que tenga la empresa para controlar el problema. 

Por lo tanto, debes conocer las sanciones que no están permitidas:

• Reducción de las vacaciones, tiempo de descanso, salario o la eliminación del descuento en la retribución.
• No está permitido sancionar un incumplimiento laboral que ya ha sido sancionado.
• No se puede sancionar actos que no estén previstos en disposiciones legales, convenios colectivos o que no aparezcan en el reglamento de la empresa. 
• Por último, no debe ser discriminador el poder de sanción que tiene la compañía. Esto significa que no puede sobreponer demasiadas sanciones o remitir un castigo de mayor peso al que realmente necesita. 

En sí, la imposición de cualquier sanción está sujeta a un plazo de prescripción, el cuál inicia desde que la compañía tiene conocimiento de la infracción. 

4. ¿Qué faltas conllevan a un expediente disciplinario?

En general, existe una gran cantidad de faltas, ya que estás dependen del contexto y del trabajo.  Sin embargo, se pueden clasificar en leves, graves y muy graves, por lo que se pueden reconocer siguiendo estos ejemplos:

• Faltas leves: son faltas leves aquellas asociadas a la impuntualidad, descuidos y distracciones que no conllevan a graves consecuencias. También se incluyen las faltas de aseo o las leves faltas de respeto entre el personal. 
• Faltas graves: aquí se encuentran aquellas como es la acumulación de faltas leves, el firmar por otro compañero o, al contrario, que otro compañero firme por ti. También abarca la desobediencia grave y el uso de los emblemas y servicios de la empresa cuando se está fuera de servicio.
• Faltas muy graves: estas pueden asociarse a la reincidencia en poco tiempo de varias faltas graves, así como el fraude, abuso de confianza, falsedad y robo a los compañeros. También se encuentra en esta sección los hurtos a la compañía o terceros, el causar accidentes, embriaguez o cualquier otra conducta que repercute en el trabajo. 

5. Procedimiento del expediente disciplinario

Como ya hemos comentado, las infracciones graves y muy graves deben ser comunicadas por escrito al trabajador. Esto indicando fecha, lugar y el suceso que ocasionó el expediente. Incluso, se recomienda que las sanciones leves también sean redactadas. 

Si la falta ha sido muy grave, los representantes de los trabajadores y los representantes sindicales deben ser informados y, en el caso de estos últimos, deben ser escuchados. Esto les permitirá a los trabajadores impugnar las faltas y sanciones, si es necesario, ante el juzgado de lo social. 

5.1 La defensa del trabajador

En sí, los trabajadores sólo participan de forma activa en dos partes del proceso:

• Durante la comisión de hechos expuestos por la empresa.
• En el trámite de audiencia para discutir las sanciones.

Cómo no es posible volver al momento exacto en que ocurrió el suceso que ocasionó la sanción, el trabajador solo podrá defenderse al recibir la notificación y en dicha audiencia. Esta última se realiza ante el funcionario a cargo del expediente disciplinario.

5.2 Luego de recibir la notificación

Una vez que se reciba la comunicación de que se ha abierto un expediente, el trabajador debe depositarlo en manos del sindicato o al comité encargado de él. Incluso, si se admite o el empleado se declara culpable, debe mostrar una oposición y una defensa. 

Asimismo, la audiencia ante el funcionario instructor es el momento más importante de todo el proceso. Esto se debe a que puede acreditar al trabajador como el autor de los hechos, o no.

Por lo tanto, el empleado debe estar totalmente preparado para recibir el asesoramiento adecuado. 

6. La Impugnación

Muchas veces, la valoración de las conductas ocurre de forma subjetiva y compleja, por lo que es posible impugnar un expediente si se prueba que es injusto. 

Para esto, debes firmar la notificación del expediente disciplinario cómo “no conforme“, lo cual iniciará un trayecto que puede terminar en un proceso judicial.

En algunos casos, se pide probar primero con la vía de conciliación o mediación, la cual se realiza por los servicios administrativos de las comunidades autónomas.

Sin embargo, si esto no funciona, cada trabajador cuenta con un plazo máximo de 20 días hábiles para presentar la demanda, los cuáles comienzan a correr desde que se recibe la notificación. En los tribunales, las alegaciones por parte de la empresa vienen después, ya que primero debe intervenir el trabajador .

7. Sentencias

Una vez que se encuentra culpable al trabajador, las sentencias se vuelven definitivas. A continuación, algunos tipos de sentencias comunes:

• Sentencia confirmatoria: ocurre en los casos en los que se demuestra lo que ha alegado el empresario.
• Revocatoria total: cuando los hechos no se han probado o no constituyen alguna falta.
• Revocatoria parcial: cuando sí existe la falta, pero es de una gravedad menor a la expuesta.
• Nulidad de la sanción: acontece por distintos supuestos, por ejemplo, la vulneración de derechos del trabajador, falta de forma, etc.

8. Expediente disciplinario de un funcionario público 

En el caso de los funcionarios públicos, si estos reciben un expediente disciplinario deben conocer las consecuencias del mismo referente a la administración pública.

La imposición de una sanción en este ámbito sigue un procedimiento similar a las sanciones de trabajadores por cuenta ajena. Aunque no se toma en cuenta la comisión de faltas tanto graves como muy graves. 

Esto quiere decir que todo el proceso sancionador puede ser distinguido por un procedimiento más formal y con un mayor nivel de protocolo. 

8.1 Partes del proceso de sanción a un funcionario público

Entre las partes del procedimiento para la sanción de un funcionario se tienen:

8.1.1 Iniciación

Este proceso se inicia siempre de oficio, siguiendo siempre las pautas establecidas por el órgano público correspondiente. Es aquí donde la autoridad sancionadora tendrá el poder de tomar medidas provisionales que considere acorde para asegurar la eficacia del proceso. 

8.1.2 Desarrollo

En esta parte se dictan las diligencias oportunas para comprobar los hechos. También se determinan las responsabilidades de la sanción.

8.1.3Terminación

Aquí saldrá a la luz la resolución que pondrá fin al procedimiento disciplinario, resolviendo así todas las cuestiones planteadas en el proceso. Esto suele adoptarse en un período de 10 días, sobre todo en el caso de que el funcionario haya sido separado de su servicio.

Por último, las sanciones expuestas se tendrán en cuenta en el Registro Central de Personal, el cual abarca todos los puestos públicos del país. 

8.2 Sanciones y Faltas

Según las faltas que pueda cometer un funcionario, se le pueden imponer una serie de sanciones que dependen de la gravedad de la infracción que ha cometido. 

Para esto, se valora el grado de intencionalidad, el daño asociado al interés público, la participación y la negligencia proyectada por su conducta. Por ello, se podrán dictar estás sanciones:

• Separación del servicio.
• Suspensión firme de sus funciones.
• Traslado forzoso, ya sea con o sin cambio de localidad de domicilio, por el tiempo que se considere oportuno.
• Demérito.
• Apercibimiento.
• Cualquier otra sanción establecida por ley.

8.3 ¿Cuándo se prescriben las faltas y las sanciones de los funcionarios públicos?

Según el Reglamento de Régimen Disciplinario empleado en los funcionarios de la Administración del Estado, las faltas muy graves prescribirán a los 6 años. Asimismo, las graves a los 2 años y las leves al mes. 

El plazo de prescripción comenzará a contarse desde el momento en que se cometa la falta. 

9. Lo que debes tener en cuenta sobre el expediente disciplinario

En sí, estos expedientes son rigurosos y necesitan ser tratados con la mayor asertividad posible, ya que pueden desencadenar un largo proceso legal si son impugnados.

Por ello, es importante que tengas en cuenta estos factores que determinan un expediente disciplinario:

9.1 Proporcionalidad

Todas las sanciones deben ser proporcionales a la falta que se comete. Por ende, debe considerarse la magnitud de la falta, los antecedentes laborales de la persona, la antigüedad y la reiteración de la sanción.

9.2 Contemporaneidad

Asimismo, la sanción tiene que ser cercada a la falta o la infracción cometida. Es decir, existen plazos de prescripción para aplicar una sanción, lo cual depende de lo grave que haya sido la falta cometida. 

9.3 Admisibilidad

Las sanciones que pueden ser impuestas se encuentran previstas en los correspondientes convenios colectivos. Por ello, estas no pueden atentar contra la dignidad de los trabajadores, tampoco pueden afectar sus remuneraciones o perjudicar sus derechos.

9.4 No duplicidad de sanciones

No se pueden aplicar dos sanciones por una misma falta o incumplimiento, por lo que el empleador solo puede emplear una.

10. Otros enlaces de interés